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Guide de saisie des fiches RG3E dans BookStack

Guide de saisie des fiches RG3E dans BookStack

À destination des rédacteurs — comment écrire dans BookStack pour que les exports fonctionnent

Pourquoi ces consignes ?

BookStack est l'outil d'édition des fiches RG3E. Le contenu que vous saisissez sera :

  • exporté en PDF pour diffusion
  • lu par des outils automatiques (dont l'IA) pour synthèses, recherches, rapports

Pour que ces exports fonctionnent bien, le contenu doit être structuré, pas seulement mis en forme.

1. Niveaux de titres

C'est la règle la plus importante. Dans la barre d'outils, utilisez le menu déroulant à gauche pour choisir le niveau — ne mettez jamais du texte en gras pour imiter un titre.

Style BookStack Rôle Exemple
En-tête large Titre de la fiche (1 seul) "Modes d'alimentation"
En-tête moyen Section principale numérotée "1. Introduction"
Petite en-tête Sous-section "1.1 Le secteur"
En-tête minuscule Sous-sous-section (rare) "1.2.1 Pile non rechargeable"
Paragraphe Corps de texte normal tout le contenu courant

Structure attendue pour une fiche :

En-tête large  — Titre de la fiche
  En-tête moyen  — 1. Introduction
  En-tête moyen  — 2. Première partie
    Petite en-tête  — 2.1 Sous-section
  En-tête moyen  — 3. Deuxième partie

2. Listes

Utiliser les boutons liste à puces et liste numérotée de la barre d'outils. Ne pas taper –, • ou 1. manuellement.

  • Liste à puces = énumération sans ordre
  • Liste numérotée = étapes d'un processus (surtout fiches opérationnelles)

3. Encadrés colorés

Via le menu Légendes dans la barre d'outils. Chaque couleur a un sens précis :

Encadré Usage
Information (bleu) Définition, rappel de contexte, référence à une norme
Succès (vert) Bonne pratique, REX positif, point fort à retenir
Avertissement (orange) Limite, condition d'application, point de vigilance
Danger (rouge) Erreur fréquente, contre-indication, piège à éviter

4. Tableaux

Les tableaux sont bienvenus pour présenter des comparaisons ou des données structurées.

  • Utiliser l'outil tableau de la barre (icône grille)
  • Éviter les fusions de cellules complexes — préférer plusieurs tableaux simples
  • Ne pas coller des tableaux depuis Excel ou Word (voir section suivante)

5. Contenu depuis Word ou Excel : demander à Claude

Ne pas coller directement depuis Word ou Excel. Un copier-coller direct importe du formatage invisible qui pollue les exports.

La bonne méthode : collez votre contenu Word directement dans le chat Claude (projet Teams RG3E) et demandez :

"nettoie ce contenu pour BookStack RG3E"

Claude vous retournera :

  1. Le HTML propre à coller dans l'éditeur code <> de BookStack
  2. Un rapport si des modifications visibles ont été faites (tableaux restructurés, sections supprimées…)
  3. Un accompagnement pour les tags — Claude identifie ce qu'il peut et pose les questions pour le reste

Vous pouvez aussi envoyer un fichier Word directement à Claude, le résultat est le même.

6. Tags de la page

En bas de l'éditeur, zone Tags. Claude vous guidera pour les remplir après le nettoyage. Pour chaque tag, cliquez + Ajouter un tag, saisissez le nom dans le premier champ et la valeur dans le second.

Référentiel des tags :

Type_Fiche — valeur unique obligatoire : Informative ou Opérationnelle

Cible — une ou plusieurs valeurs séparées par , sans espace Valeurs : Chef produit, Chef de projet, Architecte, Coordinateur éco-conception, Concepteur HW, Concepteur SW, Concepteur Méca, Direction, Marketing, Achats, Production Exemple : Architecte,Concepteur HW

Gains_environnementaux — valeur unique : Faibles, Modérés ou Forts

Mise_en_place — valeur unique : Simple, Modérée ou Complexe

Secteur — une ou plusieurs valeurs séparées par , sans espace Valeurs actuelles : Automobile, Défense, Biens de consommation, Tous secteurs Exemple : Automobile,Défense

Etape_projet — valeur unique : Amont, Architecture ou Conception

7. Notes de travail et brouillons

Les notes, questions en attente et brouillons intermédiaires ne doivent pas rester dans la page finale.

  • Utiliser les Commentaires BookStack (icône bulle en haut à droite) pour les remarques aux relecteurs
  • Pour un brouillon en cours, créer une page séparée préfixée [BROUILLON] dans le même chapitre
  • Ne pas laisser de sections ZOLD, >>> Atelier ou QUESTIONS / REMARQUES dans le contenu publié

Récapitulatif

Situation Action
Nouveau contenu Saisir directement dans BookStack en WYSIWYG
Contenu depuis Word / Excel Coller dans Claude → "nettoie ce contenu pour BookStack RG3E"
Titres Menu déroulant → En-tête large / moyen / petite
Listes Boutons liste de la barre d'outils
Encadrés colorés Menu Légendes → choisir la couleur selon le sens
Tags Claude vous guide après le nettoyage
Notes / brouillons Commentaires BookStack ou page [BROUILLON]
Couleurs et polices custom À éviter — le thème s'en charge

Fiches spécimen de référence : livre "Spécimen fiche informative" · livre "Spécimen fiche opérationnelle"

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